業務遂行、進捗確認について

作業の書類の完全データ化

弊社は自社で作成するシステム開発関係の書類をはじめ、お客様からいただいた資料などの紙の資料をすべてデータ化して、社内のデータサーバーに保存しています。
お客様からいただく資料は、電子データとしていただけるものは電子データでの提出をお願いして、紙ベースのものはすべて受領後にスキャニングして電子データにします。お客様の現場の機械などは写真にとったり、職場風景などはビデオを撮ったりしています。（オーダーメードのシステム開発するときには、システムの仕様固めのためにお客様の業務フローを作成する場合があります。そのとき、実際に仕事している現場の風景が、意外と必要になったりします。）
社内データサーバーでは、顧客名・プロジェクト名・資料名などですぐに対象の書類を検索し取り出せるように、情報の5S化にも取り組んでいます。

会議（テレビ会議）

在宅勤務者と会議を行う場合には、テレビ会議方式で行います。社員全員がSkypeアカウントを持っているために、朝礼や通常の社内会議はSkypeで行っていますが、顧客先とテレビ会議をする機会が増えてきたため、「アカウントを持っていなくてもOK」「貧弱な回線でも音声や画像が比較的安定している」などの理由で、2019年からZoomを活用しはじめました。最初は無料アカウントでしたが、複数拠点でのやり取りも増えたことから2019年9月16日に法人でZoomの有料アカウントを取得して利用しています。顧客要望によっては他の方式のテレビ会議にも対応しています。
テレビ会議に使用している機器は、様々なものを試した結果下記のようになっています。

業務指示・連絡（チャット）

在宅勤務者への業務指示は、基本的にチャット及びテレビ会議で行います。
もともと会社にいるときから、精神・発達障がいのある社員が、口頭指示での業務伝達が苦手（緊張感が高く不安になる、指示が抜ける）ということもあり、通常時からチャットでの業務指示を活用してきました。仕事上の資料は社内サーバー、指示内容はチャット、指示・進捗管理はプロジェクト進捗管理ツール（プロジェクト・指示進捗管理及び開発リソース管理に記載のBacklog）を利用すれば、少ない口頭指示だけで業務ができるように、それぞれの社員に合わせて指示の割合などを工夫しながらやってきた実績があるので、特に在宅になったからといって困ることはありませんでした。ちなみに、弊社が活用しているチャットはChatworkというWEBサービスです。このチャットのサービスでは国内で普及率が高く、ビジネスアカウントを有料で契約しています。シンプルで使いやすく、業務連絡などもグループチャットを活用して、随時連絡できるようにしています。たまにお客様も活用されており、グループチャットを活用してお客様とやり取りするケースも出てきています。

プロジェクト・指示進捗管理及び開発リソース管理

進捗管理は週1回、リーダが集まって進捗会議をして各プロジェクトの進捗状況を確認し合います。現在はそれもテレビ会議で開催しています。社内サーバー上に設置している社内ポータルサイトをPukiWikiで構築しており、そのポータルサイト上に進捗会議の議事録を記録しています。

部署内、プロジェクトごとの進捗管理にはBacklogというWEBサービスを活用しており、そのサービス上で業務指示ごとに進捗状況を確認したり、全体のプロジェクトの状況を確認したりしています。開発上のリソース管理もこのBacklogの中でGitというバージョン管理システムを利用しています。
お客さんと現状の進捗状況を確認しあうときにはGoogleスプレットシートを共有することで、問題点の共有と進捗状況の確認を行います。在宅勤務体制で社内でのちょっとした管理表などに利用することもあります。

自宅パソコンの設定、ペアプログラミング

自宅パソコンを設定する、もしくはプログラムの書き方を二人ペアで確認しあう場合、活用するのがTeamViewerです。このツールを利用すれば相手方のパソコンをリモートで操作することができるので、社内での社員同士の活用や、お客様先のサポートなどに利用しています。

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